Papierrechnungen adé: Schon im Jahr 2021 setzten 54 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland auf eine vollständig oder teilweise papierlose Buchhaltung (KPMG, 2021). Die Rechnungsverarbeitung und -prüfung läuft heute zunehmend digital ab.
Doch welche Vorteile bietet das digitale Rechnungswesen eigentlich? Wie lassen sich Rechnungen am besten digitalisieren? Und was gilt es dabei unbedingt zu beachten? Viele Fragen, ein Expertenteam: Das IT-Systemhaus Otten + Freckmann ist Ihr kompetenter Partner zum Thema Rechnung digitalisieren. Schreiben Sie uns oder rufen Sie einfach an!
Das Wichtigste zuerst: Als eines der wenigen IT-Systemhäuser bieten wir Ihnen die digitale Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung zum monatlichen Festpreis an. Von der Beratung über die Programmierung bis hin zur Einweisung Ihrer Mitarbeitenden: In unserem Preis ist jede Digitalisierungsmaßnahme enthalten!
Die Verarbeitung von Rechnungen in Papierform ist zeitaufwendig und kostenintensiv. Daher setzen Unternehmen vermehrt auf die elektronische Rechnungsverarbeitung und Rechnungsprüfung. Das bietet gleich mehrere Vorteile:
Mit unserer Individuallösung lässt sich sowohl die Erfassung und Prüfung als auch die Bezahlung und Archivierung Ihrer Rechnungen vollständig digitalisieren.
Die digitale Rechnungsverarbeitung läuft wie folgt ab: Zuerst wird die Eingangsrechnung eingescannt oder direkt als E-Rechnung empfangen. Anschließend folgt die automatisierte Extraktion der relevanten Rechnungsdaten. Dazu zählen u.a. die Rechnungsnummer, das Datum und der Kreditor sowie der Rechnungsbeitrag und die Mehrwertsteuer.
Als nächstes werden die Eingangsrechnungen auf formale und sachliche Richtigkeit geprüft. Dazu gleicht unsere Digitallösung jeden Beleg auf Basis verschiedener Datenquellen mit sämtlichen relevanten Daten ab.
Abhängig von Ihren Anforderungen lässt sich unsere Lösung hochindividuell anpassen. So können wir auch komplexe Rechnungsprozesse in Ihrem Unternehmen unkompliziert und flexibel digitalisieren.
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Auch die Rechnungsarchivierung lässt sich mit unserer Lösung vollständig digitalisieren. Dazu wird jede Rechnung in einem digitalen Archiv und im entsprechenden Vorgang Ihres ERP-Systems abgelegt.
Die elektronische Archivierung lohnt sich für Ihr Unternehmen gleich doppelt: Zum einen werden sämtliche Rechnungen GoBD-konform und rechtssicher abgespeichert. Zum anderen lässt sich jede Rechnung dank integrierter Such- und Filterfunktionen jederzeit und an jedem Ort sekundenschnell aufrufen.
Wir binden unsere Digitallösung nahtlos in Ihr ERP-System ein. Dazu analysieren wir zuerst die vorhandene Infrastruktur in Ihrem Unternehmen. Darauf aufbauend entwickeln wir eine Lösung, die individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Falls in Ihrem Unternehmen z.B. bereits eine DMS-Software im Einsatz ist, integrieren wir unser System direkt in die bestehenden Prozesse.
Auch komplexe Belege lassen sich mit unserer Lösung problemlos automatisiert verarbeiten. Dabei ermöglicht eine individualisierbare Schnittstelle den Datenaustausch über alle vorhandenen Systeme hinweg.
Sie möchten mehr über unsere Leistungen erfahren oder haben weitere Fragen zum Thema Rechnung digitalisieren? Unser Team von Otten + Freckmann berät Sie gerne!